CASE REPORT

(PRAKTEK KEPANITERAAN KLINIK)

INSTALASI FARMASI

PENGADAAN LOGISTIK DI GUDANG FARMASI

OLEH :

YESSI ELFITSYA , S.Farm           No.Bp ; 1341012185

WINALDI FITRA S, S.Farm          No.Bp ; 1341012180

PROGRAM PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS ANDALAS

PADANG

2014

 

BAB I

PENDAHULUAN

Instalasi farmasi adalah suatu unit di suatu Rumah Sakit di bawah pimpinan seorang apoteker dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan perundang-undangan yang berlaku dan kompoten secara professional, tempat penyelenggaraan yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan dan pelayanan kefarmasian. Instalasi Farmasi di Rumah Sakit merupakan satu-satunya inti di Rumah Sakit yang bertanggungjawab atas pengadaan dan penyajian informasi obat yang siap pakai bagi semua pihak di Rumah Sakit, baik petugas maupun pasien (SK MENKES, 1999).

Logistik adalah proses pengelolaan dari pada pemindahan dan penyimpanan barang dan infomarsi terkait dari sumber pengadaaan ke konsumen akhir secara efektif dan efisien. Pengelolaan logistik farmasi di rumah sakit sangatlah penting, karena ketidakefisienan pengelolaan logistik tersebut akan memberikan dampak merugikan terhadap rumah sakit, baik dari secara medis maupun ekonomis.

Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. 1333/Menkes/SK/XII/1991 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit ( RS ), menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan habis, alat kedokteran dan gas medik), dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. Untuk itu jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan.

Gudang Farmasi Rumah Sakit merupakan suatu bagian dari kegiatan manajemen departemen Instalasi Farmasi yang dipimpin oleh seorang Apoteker  dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang bertanggungjawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian yang mencakup pelayanan perencanaan, pengadaan, pengendalian mutu dan pengendalian distribusi penggunaan seluruh perbekalan farmasi.

Untuk memenuhi seluruh pelayanan serta pengelolaan dan pengadaan logistik tersebut maka dibutuhkan dana yang dapat berasal dari APBN, APBD, BLUD maupun hibah. Disamping itu diperlukan suatu sistem dalam alokasi dana-dana tersebut agar kebutuhan logistik gudang farmasi dapat selalu terpenuhi.

BAB II

PENGADAAN LOGISTIK DI RUMAH SAKIT PADANG PANJANG

2.1       Logistik Gudang Farmasi

   Logistik Gudang Farmasi merupakan suatu proses yang berhubungan dengan aktvitas kehidupan sehari-hari, dimana aktivitas ini berhubungan penting dengan masyarakat, organisasi, industri dan juga secara individual yang dimulai dari titik permulaan sampai titik konsumsi dalam tujuan memenuhi kebutuhan konsumen (perencanaan, pengadaan, peyimpanan/pengendalian mutu dan pengendalian distribusi penggunaan seluruh perbekalan farmasi).

2.2       Sumber Dana Pengadaan

  2.2.1 Dana APBN /APBD

            Suatu instansi pemerintah tentunya menggunakan dana negara baik APBN/APBD yang dalam pelaksanaanya berdasarkan peraturan dan undang-undang. Dalam pengadaan barang/jasa di Rumah Sakit aturan tersebut tertera pada Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010: bahwa Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien, terbuka dan kompetitif sangat diperlukan bagi ketersediaan Barang/Jasa yang terjangkau dan berkualitas, sehingga akan berdampak pada peningkatan pelayanan publik, untuk mewujudkan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tersebut perlu pengaturan mengenai tata cara Pengadaan Barang/Jasa yang sederhana, jelas dan komprehensif, sesuai dengan tata kelola yang baik, sehingga dapat menjadi pengaturan yang efektif bagi para pihak yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

2.2.2 Dana BLUD

Pada pengadaan yang bersumberkan dana BLUD Implementasi pengadaan barang / jasa BLU di Depertemen kesehatan diatur dengan Kepmenkes 703/Menkes/SK/IX/2006

Pelaksanaan pengadaan yang bersumber dari jasa layanan dilakukan :

Ø  Sampai dengan Rp 50.000.000 dengan Swakelola

Ø  Sampai dengan Rp 200.000.000 dengan Pembelian Langsung

Ø  Sampai dengan Rp 500.000.000 dengan Penunjukan Langsung

Ø  Antara Rp 500.000.000 – Rp 1.000.000.000 dengan Pemilihan Langsung

Ø  Diatas Rp. 1.000.000.000 dengan Pelelangan/Tender

      Untuk pelaksanaannya BLU membuat SOP

2.3 Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan. Berdasarkan Perpres 54/2010 pasal 25 ayat (1) mengamanatkan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa di masing-masing K/L/D/I secara terbuka kepada masyarakat luas. ULP/ pejabat pengadaan memiliki tugas untuk mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di website K/L/D/I masing-masing, dipapan pengumuman resmi dan di portal pengadaan nasional yang diumumkan melalui LPSE. PPK adalah pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan.

a.         Pembelian

Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan farmasi. Hal ini sesuai dengan perpres RI No 94 tahun 2007 tentang pengendalian dan pengawasan atas pengadaan dan penyaluran bahan obat, obat spesifik dan alkes yang berfungsi sebagai obat dan perpres RI No 95 tahun  2007 tentang perubahan ketujuh atas kepres No 80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintahan.          

 Ada 4 metoda pada proses pembelian :

1.    Tender terbuka

Berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.Pada penentuan harga metoda ini lebih menguntungkan, untuk pelaksanaanya staf yang kuat, waktu yang lama serta perhatian penuh.

2.    Tender terbatas

Sering disebut lelang tertutup.Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baru.Harga masih dapat dikendalikian, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan lelang terbuka.

3.    Pembelian dengan tawar-menawar

Dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.

4.    Pembelian langsung

Pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu dan relatif agak mahal.

b.         Produksi

Produksi perbekalan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, membentuk sediaan dan pengemasan kembali sedian farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi :

-      Sediaan farmasi dengan formula khusus

-      Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah

-      Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali

-      Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran

-      Sediaan farmasi untuk penelitian

-      Sediaan nutrisi parenteral

-      Sediaan farmasi yang harus selalu di buat baru

2.4 Peraturan pemerintah untuk pengadaan barang dan jasa

       Mentri kesehatan telah menurunkan permenkes RI no. 462 / menkes /per /IV / 2010 tentang pengadaan brang dan jasa  menetapkan  pengdaan barang dan jasa secara elektronik yaitu e-purchasing berdasarkan e –catalogue yang diadakan kan oleh LKPP.

    

2.4.1 E-catalogue

       Perpres 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas Perpres No. 54 Tahun  2010 ttg  Pengadaan Barang /Jasa Pemerintah

Pasal 110

(1) Dalam rangka E-Purchasing, sistem katalog elektronik (E-Catalogue) sekurang-kurangnya memuat informasi teknis dan harga Barang/Jasa.

(2) Sistem katalog elektronik sebagaimana dimaksud pada

      ayat (1) diselenggarakan oleh LKPP.

       (2a) Barang/Jasa yang dicantumkan dalam katalog elektronik ditetapkan oleh

       Kepala LKPP.

(3) Dalam rangka pengelolaan sistem katalog elektronik sebagaimana dimaksud  

      pada ayat (1), LKPP melaksanakan Kontrak Payung dengan Penyedia 

      Barang/Jasa untuk Barang/Jasa tertentu.

(4) K/L/D/I melakukan E-Purchasing terhadap barang/jasa yang sudah dimuat

     dalam sistem katalog elektronik

Perpres No. 111 Thn 2013 tentang Peruubahan atas Perpres No 12 Thn 2013 ttg  Jaminan Kesehatan, pasal 32. Pelayanan obat, alkes dan BMHP untuk Peserta Jaminan Kesehatan pada Fasilitas Kesehatan berpedoman pada daftar dan harga obat, alkes dan bahan medis habis pakai yang ditetapkan oleh Menteri.

Pengadaan obat dilaksanakan berdasarkan e-Catalogue obat dg menggunakan metode pembelian secara elektronik (e-Purchasing) sebagaimana tercantum dlm e-Catalogue Obat yg ditetapkan oleh Kepala LKPP (dapat dilihat dlm website resmi LKPP: inaproc.lkpp.go.id) atau pembelian secara manual.

Dalam hal obat yg dibutuhkan tidak terdapat dlm e-Catalogue Obat, proses pengadaan mengacu pada Perpres No. 54 Thn 2010 ttg Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Perpres No. 70 Tahun 2012 atau pengadaan secara manual.

2.4.1 Alur pengadaan berdasarkan catalogue

Keterangan:

*)   Pembahasan dg LKPP

**) Berdasarkan SE Ka. LKPP No. 1 Tahun 2013 tentang Pengadaan Barang/Jasa dengan Sistem    e-Purchasing, butir 6:

“Dalam hal aplikasi e-Purchasing mengalami kendala operasional yang menyebabkan aplikasi tersebut belum/tidak dapat dipergunakan, maka pelaksanaan pengadaan secara e-Purchasing dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: ...”

2.4.3 Alur Purchasing obat

=

2.4.4.Proses pembelian secara manual

                                                        

Keterangan:

*) IF Penyedia sesuai e-Catalogue

**) Untuk K/L/D/I Non Yankes, proses administratif sesuai SE Ka. LKPP No. 1 Tahun 2013

3.4.5 Bentuk perjanjian

Berdasarkan Perpres 70/2012:

–     Untuk transaksi sd 10 juta à bukti pembelian

–     Untuk transaksi 10 sd 50 juta à kwitansi

–     Untuk transaksi  50 sd 200 juta à SPK

–     Untuk transaksi  lebih dari  200 juta à dokumen kontrak

BAB III

PENGADAAN LOGISTIK GUDANG FARMASI DI RSUD PADANG PANJANG

3.1  Sumber Dana

Pengadaan logistik  di RSUD PADANG PANJANG bersumberkan dana dari APBN/APBD dan BLUD dimana penggunaan dana dalam pengadaan logistik IFRS di RSUD PADANG PANJANG dipisahkan antara dana APBN/APBD dan BLUD yaitu

·         Dana APBN/APBD

 Digunakan untuk perencanaan alat kedokteran atas usulan user ( dokter atau keperawatan ke bidang Pelayanan dan alat penunjang medis diusulkan ke bidang Penunjang) yang dilengkapi dengan  referensi alat kemudian diteruskan kebagian perencanaan Rumah Sakit Sumber dana APBD dan APBN.

·         Dana BLUD

Digunakan untuk perencanaan perbekalan farmasi meliputi obat-obatan  , BHP ,BKL, Reagensia dan gas medis .

3.2  Pengadaan

     Tahapan pengadaan  PEPRES  NO. 70 TH. 2012

1.   Tahunan         :Alat Kesehatan/ kedokteran

2.   Tiga bulanan : Alat kesehatan habis pakai (BHP) , Bahan Kimia Labor (BKL)

            Gas Medis dan UTDRS

3.   Bulanan/rutin  :Obat BPJS dan  BLUD

 Metode yang digunakan untuk pemilihan penyedia perbekalan Farmasi:

Pengadaan  langsung  oleh Instalasi Farmasi

-          Bukti pembelian 0- 10 juta

-          Kwitansi untuk belanja 10 – 50  juta

-          SPK (surat perintah kerja ) 50- 200 juta

Pengadaan tander oleh instalasi Farmasi

-          Surat perjanjian kerja untuk belanja >200 juta

Orderan dari Apotek, depo, penunjang medis ( Labor , radiologi, UTDRS, Fisioterapi, CSSD/Loundry, kesling dan IPRS ), poliklinik rawat jalan, IGD, ruang inap, kebutuhan operasi dan kebutuhan obat dan BHP Aenestesi dalam bentuk buku permintaan ke Gudang Farmasi kemudian dievaluasi ( jenis dan nama  obat/BHP/BKL, jumlahnya, persediaan di gudang, leadtime barang (jka leadtime barang lama maka diorder untuk pemakaian 2 s/d 3 bulan), negosiasi dengan distributor jika ada discount) oleh pemesan yang diketahui oleh Kepala Instalasi Farmasi. Jika barang rusak harus dikembalikan yang dibuktikan dengan membawa barang tersebut ke gudang Farmasi dan disimpan di ruang khusus menyimpan obat dan  barang/ instrument yang rusak untuk dikembalikan ke  distributor.

 Selesai dievaluasi dibuatkan surat permintaan (SP)  obat /BHP/BKL. Untuk Obat ada beberapa bentuk pesanan : Harga obat BPJS mengacu pada harga e-catalog jika tidak ada dalam e-catalog mengacu pada DPHO askes 2013 ,jika tidak ada dalam e – catalog dan DPHO dibeli dengan harga umum . SP reguler untuk pesanan umum,. Surat Pesanan ditanda tangani oleh pemesan dan  Ka. IFRS .

3.3 Alur Pengadaan alat kesehatan di RSUD padang panjang

 

                                                                                                              

                                 Memerintahkan melakukan

                                       pengadaan  alkes                                             Melakukan

                                                                                                               pengadaan

 

                                                                                         Menentukan pemenang

     Tander

 

3.4 Alur pengadaan perbekalan Farmasi

 

                                  Memerintah pengadaan

                                      perbekalan farmasi

 

Gudang membuat

pada Ka.instalasi

 

Untuk penggunaan dana APBN  dan APBD diluar BLUD  untuk  pengadaan besar dari 200 juta  menggunakan jasa ULP sebagai panitia pengadaan untuk dana  200 juta ke bawah di proses pejabat pengadaan dilakukan dengan penunjukan langsung rekanan . Untuk tander biasanya rekanan meminta uang muka 30 % dengan membuat permohonan pada KPA

User mengajukan alat – alat kesehatan kepada KPA / Kabid penunjang. untuk mengadakan alat kesehatan yang dinginkan ,KPA berkordinasi dengan PPK dan PPTK ,untuk pengadaan diatas 200 juta maka pengadan dilakukan dengan sistem kontrak atau tander  . PPK membuat HPS  yang telah disetujui oleh KPA / PA dan meminta panitia Pengadaan / Unit layanan pengadaan tingkat Kabupaten atau kota untuk  melakukan pengadaan tender terbuka yang diumumkan melalui website resmi ULP yang akan dikuti oleh para rekanan .ULP / panitia pengadaan akan menyeleksi dan menentukan pemenang berdasarkan syarat-syarat yang telah di tentukan oleh PPK . Rekanan yang menang akan diserahkan oleh ULP kepada PPK untuk melakukan tugas kontrak untuk barang –barang kesehatan yang akan  beli dimana pelaksanaan kegiatan ini dilakukan oleh PPTK .

PPTK adalah pejabat pelaksana teknis kegiatan dbawah KPA / PPK sebagai pelaksana kegiatan pengadaan dan  melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan  pengadaan yang mengurus administrasi kegiatan . PPTK  membuat berita acara meliputi serah terima barang, berita acara pembayaran. kwintasi , dekumentasi, berita acara panitia pemeriksa penerima barang. kontrak, jaminan uang muka bila ada , kemudian diajukan bidang keuangan melengkapi pencairan dana  lalu diajukan Dinas pendapatan penglolaan dan keuangan aset daerah               ( DPPKAD )  untuk pencairan APBD / APBN.

 Untuk dana BLUD  PPTK membuat berita acara yang disetujui KPA untuk pencairan dana yang akan di bayarkan oleh bandahara,

Di RSUD Padang panjang untuk pembayaran tetapkan berdasarkan kontrak yang ditentukan oleh PPK meliputi

·         Lump sum

Pembayaran 100 % setelah pekerjaan selesai sesuai volume yang tertera dalam kontrak.

·         Harga satuan

Pembayaran dilakukan sesuai dengan volume barang yang di terima dan tidak melebihi dari nilai pekerjaan ( Nilai kontrak ).

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL ( SPO )

PENGADAAN/ PEMESANAN SEDIAAN FARMASI dan ALKES

LATAR BELAKANG : MEMASTIKAN SEDIAAN FARMASI dan ALAT KESEHATAN YANG DIADAKAN DAPAT MEMENUHI   KEBUTUHAN DAN PERMINTAAN KONSUMEN SERTA MEMENUHI STANDAR KUALITAS YANG DITETAPKAN dan TERHINDAR DARI SEDIAAN PALSU

TUJUAN: MENJAMIN KETERSEDIAAN  SEDIAAN FARMASI DAN ALKES YANG DIPESAN KE DISTRIBUTOR SESUAI KEBUTUHAN DAN MENJAMIN SEDIAAN FARMASI DAN ALKES YANG DITERIMA DARI DISTRIBUTOR LEGAL, RESMI DAN BERKUALITAS

PROSEDUR        :                    

 

                               

                                                                                                                                               

                                                                 

                                                                                                                          BERKOORDINASI DG        

                                                                                                                                                        PPTK, PPK,KPA

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

   Mengetahui                                                                                   Padang Panjang, 14 Maret 2014

                        Direktur                                                                                                 Kepala Instalasi Farmasi

 Drs. H.  Nuryanuwar, Apt. MM.M.Kes.                                                                       Nurdiasna, S.Si.Apt                                                                                                                                                                                     

    NIP.   19620123 199101 1 001                                                                         NIP. 19661215 199703 2 001  

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

1. Penggunaa sumber dana untuk  pengadaan logistik di gudang farmasi RSUD kota padang panjang berasal dari keuangan negara yaitu  APBN /APBD dan BLUD .untuk itu dalam alokasi dana tersebut dilaksanakan sesuai perpres 70 tahun 2012.
2. Pengadaan dilakukan sesuai dengan perpres 70 tahun 2012 mengenai tata cara pengadaan barang / jasa sesuai jumlah keungaan yang digunakan .

4.2  Saran

 Instalasi farmasi RSUD kota padang panjang untuk tetap mengupayakan gedung atau ruangan yang memenuhi syarat bagi penyimpanan perbekalan farmasi demi keamanan dn terjaganya mutu kualitas perbekalan farmasi.

DAFTAR PUSTAKA

Kepmenkes RI No.1197/MENKES /SK /X/2004 Tentang Standar Pelayanan

Farmasi di Rumah Sakit

Kepmenkes RI No.1333/MENKES/SK/XII /1991 Tentang Standard pelayanan

Rumah sakit

Mahendrati .2011.Tentang Pengadaan Perbekalan Farmasi di Rumah sakit.

Nurdiasna .2014.Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Instalasi Farmasi RSUD

Kota Padang Panjang,

Perpres RI No.462/MENKES /PER/IV/2010 Tentang Pengadaan Barang dan Jasa.

Perpres RI No.54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Perpres RI No.35 tahun 2011 Tentang Perubahan Perpres 54 Tahun 2010 Tentang

Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah.

Perpres RI No.70 tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Perpres No.54 Tahun

2010 Tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Undang-Undang RI No.44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.